Conditions Générales de Prestations

TYPES D’OCCUPATION

Le présent contrat couvre les différentes formules mises à disposition :

• Forfait coworking : accès pour une personne en espace partagé, à la demi-journée ou à la journée.
• Forfait salle de réunion : accès pour 2 à 15 personnes, à la demi-journée ou à la journée.
• Forfait mensuel : location d’un bureau individuel sur une base mensuelle.

Les clauses suivantes s’appliquent en fonction du type d’occupation choisi.

SERVICES INCLUS

• Bureaux individuels : 1 bureau, 1 chaise de bureau, 2 chaises supplémentaires, armoire de rangement.
• Bureaux partagés/Salles de réunion : tables et chaises, écran de télévision, tableau blanc (selon la salle).
• Espaces communs : salle d’attente, espace détente, sanitaires mixtes, cuisine avec micro-ondes, bouilloire, frigo et vaisselle.
• Matériel : imprimante couleur scanner, connexion internet haut débit WIFI ou filaire, écran de télévision, tableau blanc.
  La connexion internet, propriété de l’association, est réservée à un usage raisonnable dans le respect des lois et des droits de chacun.
• Charges courantes : consommables, énergies.

DOCUMENTS À FOURNIR

Selon le type d’occupation :

• Forfait coworking : aucun document spécifique requis.
• Forfait salle de réunion : le bénéficiaire doit fournir une attestation d’assurance RC Exploitation couvrant les dommages pouvant survenir dans les locaux ou sur le matériel mis à disposition.
• Forfait mensuel individuel :
  – Kbis original de moins de 3 mois ou SIREN,
  – Copie de la carte d’identité du représentant légal,
  – Attestation de RC Exploitation,
  – Attestation d’assurance du local (si matériel laissé sur place).

PAIEMENT ET VALIDATION DU CONTRAT

Le présent contrat est soumis au paiement intégral du tarif convenu, selon la formule choisie, ainsi qu’à l’adhésion à l’association.

• Forfaits coworking/salle de réunion : le règlement doit être effectué par avance pour valider la réservation.
• Forfaits mensuels : le paiement est dû le 1er jour de chaque mois.

NON-PAIEMENT ET RÉSILIATION

• Forfaits coworking/salle de réunion : sans règlement préalable, le contrat devient caduc.
• Forfaits mensuels : en cas de non-paiement total ou partiel à l’échéance, après un délai de 7 jours suivant une relance sans effet, le contrat est résilié de plein droit, sans formalité supplémentaire.

À compter de la fin/résiliation du contrat, quelles qu’en soient les causes, le bénéficiaire perd tout droit d’accès à l’espace et doit libérer les lieux dans un délai maximum de 48 heures, sans nouveau préavis.

OBLIGATIONS

Le bénéficiaire s’engage  :

• À faire usage des locaux conformément à leur destination et à la réglementation applicable.
• À respecter les lieux, les autres occupants, et à adopter un comportement professionnel et bienveillant dans les espaces partagés.
•  Au maintien en bon état des locaux et équipements (murs, sols, mobilier, installations électriques et internet).
• À restituer les lieux dans l’état où il les a trouvés, propres et sans dégradation. Si des dégradations étaient causées en cours ou à la fin du contrat, elles feront l’objet d’une facturation spécifique.
• Assumer seul la responsabilité de son activité vis-à-vis des tiers et s’assurer que le prestataire ne soit jamais inquiété, y compris en matière d’impôts et taxes relatifs à l’exercice de sa profession.

RESTRICTIONS

Le bénéficiaire s’engage à :

• Ne pas stocker de produits toxiques, inflammables ou périssables, ni tout produit ou appareil pouvant occasionner une gêne ou un danger pour les autres occupants.
• Ne pas effectuer de travaux d’aménagement sans autorisation préalable. Toute modification électrique ou téléphonique est strictement interdite.
• Ne pas exercer d’activité pouvant nuire aux bonnes mœurs.
• Ne laisser aucun matériel ou document à son départ. Tout ce qui serait laissé pourra être conservé 8 jours avant destruction ou remise à un tiers, sans indemnisation.

ACCÈS

• L’accès aux locaux est autorisé pour le bénéficiaire et, le cas échéant, ses clients ou participants, uniquement aux jours et horaires prévus et indiqués dans le contrat de prestation de services ou sur la facture.
• Le nombre de personnes présentes lors de rendez-vous ou réunions ne peut excéder le nombre inscrit dans le contrat ou la facture.
• Toute présence en dehors de ces horaires n’est pas autorisée, sauf demande expresse et validée par l’association.

ASSURANCE

Le prestataire fait assurer les locaux contre l’incendie, le dégât des eaux et le vol, ainsi que son contenu, à l’exception du matériel et des biens propres appartenant au bénéficiaire.

Le bénéficiaire est responsable de son matériel et devra veiller à assurer sa protection. Il ne pourra en aucun cas se retourner contre le prestataire ou ses assureurs pour tout dommage, vol ou détérioration de ses biens.

Il est rappelé qu’il doit fournir une attestation d’assurance RC Exploitation couvrant les risques liés à son activité et à l’utilisation du matériel appartenant à l’association.

Le bénéficiaire est responsable de tous dommages, vols ou détériorations survenant dans l’ensemble du bâtiment, en cas d’accès en dehors des horaires prévus ou causé par des personnes amenées par lui même. Il devra en outre s’assurer de la fermeture des portes et fenêtres des locaux.

MAINTENANCE ET INTERVENTIONS TECHNIQUES

Le prestataire peut intervenir dans les locaux, y compris les espaces individuels, pour toute opération d’entretien, réparation ou maintenance, concernent tous les utilisateurs. Les bénéficiaires seront informés dans un délai raisonnable des interventions impliquant un accès à leur espace.

Les interventions perturbantes seront programmées aux moments les moins occupés, avec communication aux bénéficiaires en cas de nécessité de déplacement de rendez-vous ou activités, sauf urgence.

FORCE MAJEURE

En cas de force majeure (incendie, inondation, décision administrative, etc.), la partie impactée doit informer l’autre dès que possible.

Pendant la durée de la force majeure, les obligations sont suspendues sans pénalité.

Pour les forfaits ponctuels, les réservations affectées seront annulées de plein droit et remboursées au prorata.

Pour les forfaits mensuels, les parties conviendront, le cas échéant, des modalités de remboursement ou de prorogation du contrat.

DONNÉES PERSONNELLES

La vidéosurveillance 24h/24 enregistre localement des images accessibles uniquement au gestionnaire. Les occupants acceptent cette surveillance en entrant dans les locaux.

Les données collectées lors des contacts et réservations sont utilisées uniquement pour la gestion administrative et la facturation, conformément au RGPD.

Les bénéficiaires disposent des droits d’accès, rectification et suppression de leurs données.

UTILISATION DE L’IMAGE OU DU NOM

Le bénéficiaire, autorise l’usage de son nom ou de son logo à des fins de communication par l’association (site, réseaux sociaux…), sauf avis contraire écrit. Il peut à tout moment s’opposer à cette utilisation par simple demande écrite (par email ou courrier).

DROIT APPLICABLE ET DIFFÉRENDS

Les éventuels désaccords ou litiges qui viendraient à diviser les parties quant à la validité, l’application ou l’interprétation du contrat seront résolus en application du droit français. En cas de litige ou de difficulté d’interprétation du présent contrat, les parties s’engagent à tenter de résoudre leurs différends à l’amiable.

En cas d’échec de cette tentative de résolution amiable, l’affaire sera portée devant le tribunal judiciaire d’Avignon.